Kontoauszüge für die Steuererklärung auswerten – so geht's mit Excel

Viele Ausgaben, die die Steuerlast senken, lassen sich direkt aus den Kontoauszügen ablesen: Gewerkschaftsbeiträge, Versicherungen, Spenden oder die Rechnung des Handwerkers. Das Problem: Sie verteilen sich über zwölf Monatsauszüge und hunderte Buchungen. Mit einer Excel-Tabelle behalten Sie den Überblick. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie vorgehen und worauf Sie achten sollten.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Ob und in welcher Höhe Ausgaben absetzbar sind, hängt vom Einzelfall ab.

1. Alle Auszüge des Jahres in eine Tabelle bringen

Laden Sie die Kontoauszüge des Steuerjahres als PDF aus dem Online-Banking herunter und wandeln Sie sie mit unserem Kontoauszug-in-Excel-Umwandler um. Kopieren Sie die Buchungen anschließend untereinander in eine Jahrestabelle und sortieren Sie nach Datum. Tipp: Viele Banken bieten auch einen Jahreskontoauszug an – den können Sie direkt in einem Schritt umwandeln.

2. Eine Spalte „Steuer-Kategorie“ anlegen

Fügen Sie neben dem Verwendungszweck eine Spalte hinzu, in der Sie jede relevante Buchung einer Kategorie zuordnen. Typische Kategorien sind:

Werbungskosten (bei Arbeitnehmern): z. B. Arbeitsmittel, Fachliteratur, Fortbildungen, Gewerkschafts- und Berufsverbandsbeiträge, Kontoführungsgebühren.
Sonderausgaben: z. B. Spenden und Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Organisationen, bestimmte Versicherungsbeiträge, Kirchensteuer.
Haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen: z. B. Reinigung, Gartenpflege, Reparaturen in der Wohnung.
Außergewöhnliche Belastungen: z. B. bestimmte Krankheitskosten.
Betriebsausgaben (bei Selbstständigen): alle betrieblich veranlassten Ausgaben.

3. Buchungen schnell finden: Filter und Suchbegriffe

Aktivieren Sie über Daten → Filtern den AutoFilter und durchsuchen Sie den Verwendungszweck nach typischen Begriffen, zum Beispiel:

„Spende“, „e.V.“, „Stiftung“ für Spenden
„Versicherung“, „Haftpflicht“, „Beitrag“ für Versicherungen
Namen von Handwerksbetrieben, „Rechnung“, „Reparatur“ für Handwerkerleistungen
„Gewerkschaft“, „Verband“, „Fortbildung“, „Seminar“ für Werbungskosten

Tragen Sie bei jedem Treffer die passende Kategorie ein. Mit =SUMMEWENN(F:F;"Spenden";D:D) (Kategorie in Spalte F, Betrag in Spalte D) erhalten Sie am Ende die Summe je Kategorie. Da Ausgaben als negative Beträge erscheinen, ist das Ergebnis negativ – mit =ABS(...) drehen Sie das Vorzeichen um.

4. Besonderheit Handwerker und haushaltsnahe Dienstleistungen

Für die Steuerermäßigung bei Handwerkerleistungen und haushaltsnahen Dienstleistungen verlangt das Finanzamt, dass die Rechnung unbar, also per Überweisung, bezahlt wurde. Barzahlungen werden nicht anerkannt. Der Kontoauszug ist deshalb ein wichtiger Nachweis. Absetzbar sind zudem in der Regel nur die Arbeits-, Fahrt- und Maschinenkosten, nicht das Material – dafür brauchen Sie die Rechnung mit entsprechender Aufteilung.

5. Belege zuordnen

Der Kontoauszug belegt die Zahlung, ersetzt aber nicht immer die Rechnung oder Spendenbescheinigung. Legen Sie in Ihrer Tabelle eine Spalte „Beleg vorhanden“ an und haken Sie ab, wofür Sie die Unterlagen bereits haben. Für kleinere Spenden bis 300 Euro genügt in vielen Fällen ein vereinfachter Nachweis, etwa der Kontoauszug zusammen mit einem Beleg der Organisation.

6. Für Selbstständige: Übersicht für die EÜR

Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, kann die Tabelle als Grundlage nutzen: Einnahmen und Ausgaben kategorisieren, per Pivot-Tabelle nach Monaten und Kategorien zusammenfassen und die Übersicht an die Steuerberaterin oder den Steuerberater weitergeben. Beachten Sie, dass Unternehmer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen (§ 147 AO). Bewahren Sie daher immer auch die Original-Kontoauszüge auf – die Excel-Datei ist eine Arbeitshilfe, kein Ersatz.

7. Ergebnis kontrollieren

Automatische Umwandlungen sind schnell, aber nicht unfehlbar. Prüfen Sie stichprobenartig einige Buchungen mit dem Original und vergleichen Sie die Summe aller Beträge eines Auszugs mit der Veränderung des Kontostands. So stellen Sie sicher, dass keine Buchung fehlt.

Fazit

Mit den Kontoauszügen als Excel-Tabelle finden Sie steuerlich relevante Ausgaben in wenigen Minuten statt Stunden. Filter, eine Kategorie-Spalte und SUMMEWENN reichen für die meisten Fälle aus. Kontoauszug jetzt kostenlos in Excel umwandeln und direkt mit der Auswertung beginnen.